Sociale woonorganisatie Nieuw Dak rekent voor doelgericht IT-beheer reeds jarenlang op Hemera
Hemera overziet volledige IT-beheer en ondersteunt gefaseerd digitaliseringstraject
29/10/2020
“Nieuw Dak in Genk is een Limburgse sociale woonorganisatie die zowat 3700 sociale woningen beheert en verhuurt in Genk, As, Oudsbergen en Zutendaal,” vertelt William Engelen, Teamverantwoordelijke Verhuur & Onthaal van Nieuw Dak. Hij coördineert het IT gebeuren binnen de organisatie. “IT-beheer is belangrijk in elke organisatie, maar omdat we dagelijks omgaan met de persoonlijke data van duizenden (kandidaat-)huurders speelt data security een cruciale rol.”
De woonorganisatie Nieuw Dak realiseert zowel nieuwbouw als renovatie projecten.
Hemera aan boord na ingrijpende veranderingen in 2014
Tot 2014 werkte Nieuw Dak met software van Cipal, een coöperatieve die overheid-gebonden organisaties ondersteunt in hun dienstverlening. Cipal stond in voor het systeembeheer en leverde de noodzakelijke verhuur softwarepakketten. Toen Cipal besliste om deze softwarepakketten niet langer aan te leveren, was Nieuw Dak genoodzaakt om het anders aan te pakken. “Nieuw Dak wilde IT meer in eigen handen nemen vanuit een duidelijke visie en een degelijke organisatie,” geeft William Engelen aan. “Het doel was gestructureerd en efficiënt te werken overeenkomstig de regelgeving die ons door de overheid opgelegd wordt. We hebben toen gekozen voor een ‘best-of-breed’ strategie waarbij we met meerdere softwareleveranciers zouden samenwerken, die het voor ons beste softwarepakket kunnen leveren. Dit stelde ons in staat om op IT-vlak nog beter op onze noden in te spelen.”
Om alles goed op elkaar af te stemmen en een goed overzicht te houden op het gehele IT-systeembeheer hebben we gekozen om Willy Olbrechts van Hemera te engageren. Hij kon een ruime expertise en ervaring voorleggen m.b.t. IT-beheer en had het voor ons enorme voordeel dat hij al heel wat ervaring had met de woonorganisaties. Eerder was Willy immers ook betrokken bij de ontwikkeling van software die huisvestingsmaatschappijen ondersteunen in specifieke processen die kenmerkend zijn voor deze sector.
“In 2014 was de gehele IT-infrastructuur ‘on premise’, bestaande uit o.a. drie fysieke servers,” vertelt Engelen. “Dat jaar werd in samenspraak met Hemera een digitaliseringsproject uitgetekend voor de periode 2015-2020.”
Willy Olbrechts: “In samenspraak met Nieuw Dak nemen we de coördinatie van het volledige IT-systeembeheer voor onze rekening. Dit omvat het faciliteren van de verschillende software toepassingen en het garanderen dat de medewerkers van Nieuw Dak efficiënt en goed beveiligd hun taken kunnen uitvoeren.”
Digitaliseringsproject opzetten en vormgeven
Het digitaliseringsproject, dat technisch ondersteund wordt door Hemera, zorgt voor een transformatie. Het gaat over het slim omgaan met de mogelijkheden en gevaren van de Cloud en tegelijk de gehele IT-infrastructuur afdoende te beschermen.
“Centraal in het digitaliseringsproject is de gefaseerde evolutie richting de Cloud,” vertelt Willy Olbrechts. “Naast de verdere uitbouw van de on premise infrastructuur, worden geleidelijk servers en toepassingen toegevoegd in de Cloud. Hier springen we omzichtig en doordacht mee om, omdat Nieuw Dak systematisch werkt met gevoelige persoonlijke data. Deze data omvatten o.a. medische en financiële informatie die de nodige voorzorgsmaatregelen vereisen op het vlak van GDPR en beveiliging. We houden alles nauwgezet in de gaten en zorgen er finaal voor dat alles up-to-date en haarfijn gedocumenteerd is.”
De huidige IT-infrastructuur bestaat vandaag o.a. uit 24 sterk beveiligde virtuele servers, eentje voor iedere software leverancier. Op het vlak van software werd gekozen voor een client-server model voor de administratieve softwaretoepassingen. De backbone hiervan omvat de financiële software en de software voor (kandidaat-) huurders. Daarnaast is er de webapplicatie voor het technisch beheer van de woningen. William Engelen: “Het digitaliseringsproces omvat ook het digitaliseren van onze documenten en het beheer ervan in een DMS in de vorm van zaakgericht werken. Om in het opzet van deze digitalisering te slagen is het belangrijk dat de eindgebruiker beschikt over een betrouwbaar en performant systeem. Tot nu toe hebben we weinig tot geen downtijd gehad!”
“Als onderdeel van de evolutie naar de Cloud werd er, in samenwerking met een extern softwarebedrijf, een private Cloud opgezet,” vertelt Willy Olbrechts. “Deze dient voor het facilitair beheer van Nieuw Dak. Hiervoor hebben we een DMZ-zone voorzien op een on premise server om techniekers buitenshuis papierloos te laten werken.”
Degelijk IT beheer geeft Nieuw Dak vleugels
Een andere verwezenlijking is het klantenportaal waarin Nieuw Dak investeerde samen met een aantal andere sociale woonorganisaties onder de vleugels van Ordiges. “Klanten kunnen hierop terecht via een centrale Cloud server,” verduidelijkt Willy Olbrechts. “Via het klantenportaal kunnen klanten interageren met de onderliggende verhuursoftware die extern voor de sector ontwikkeld werd. Concreet verzorgen we met Hemera de communicatie tussen deze software en de on premise server van Nieuw Dak. Op dit moment zitten we in de finale testfase om vervolgens gefaseerd online te gaan met het klantenportaal.”
Hemera beheert de workstations en laptops van de meer dan vijftig personeelsleden. William: “Wanneer personeelsleden een IT-probleem ondervinden, kunnen ze bij Hemera terecht via een ticketsysteem. Dringendheid en belangrijkheid worden tegen elkaar afgewogen om problemen snel en doeltreffend op te lossen. Daarnaast staat Hemera ook in voor het beheer van het netwerk waarlangs iedereen vlot toegang heeft tot de programma’s en informatie waar ze individueel recht op hebben.”
Wanneer een IT-gerelateerde aankoop overwogen wordt, assisteert Hemera in het opstellen van de specifieke vereisten en het identificeren van passende oplossingen in de markt. Uiteindelijk wordt er gekozen voor de beste prijs gecombineerd met een degelijke en betrouwbare service. Willy Olbrechts: “Vorig jaar werden nieuwe servers aangekocht nadat Hemera met een kandidaat-leverancier een doorgedreven studie uitvoerde op het vlak van performantie en datacapaciteit in functie van de noden van Nieuw Dak.”
Bij de aankoop van nieuwe servers voor Nieuw Dak, assisteert Hemera in het opstellen van de specifieke vereisten en het identificeren van passende oplossingen.
Hemera beheert het netwerk waarlangs iedereen van Nieuw Dak vlot toegang heeft tot de programma’s en informatie.
William Engelen: “Tijdens de evolutie van de laatste jaren, nam Willy ook de rol van security officer op. Vooraleer we een nieuwe uitbreiding of aanpassing doorvoeren, maakt hij een inschatting naar beveiliging toe en de werkbaarheid met de bestaande infrastructuur.”
Willy Olbrechts: “Wat beveiliging betreft, zorgt een performante firewall ervoor dat verdachte mails of bestanden automatisch afgeleid worden en dat dit gesignaleerd wordt. Daarnaast wordt er systematisch gezorgd voor incrementele server back-ups waardoor om het uur een volledige systeem back-up wordt gerealiseerd. In geval van een beveiligingsincident betekent dit dat maximaal slechts de data van het laatste uur in gevaar kan komen. Moest er een server uitvallen, duurt het maximaal 60 minuten vooraleer vanop afstand een stand-in server geactiveerd wordt. De backups worden op maar liefst drie geografische locaties bewaard, wat extreem is op het vlak van databeveiliging.”
Via FortiCloud worden in- en uitgaande VPN communicatie qua performantie en beveiliging automatisch opgevolgd.
Ook wordt centraal via Meraki Device Management het gebruik van de mobiele telefoons van de medewerkers beheerd.
Kiezen voor thuiswerk en beheer op afstand
De corona pandemie heeft ook een en ander in beweging gezet bij Nieuw Dak. Er wordt nu meer ingezet op thuiswerk voor medewerkers en intussen staat hierover een policy op poten. ” De keuzes inzake infrastructuur die de afgelopen jaren gemaakt werden op advies van Hemera, zorgden ervoor dat een grote groep medewerkers kort na de corona uitbraak konden ‘telewerken’,” vertelt William Engelen. “Via een beveiligde VPN-verbinding konden ze van thuis hun werkzaamheden uitvoeren. Sinds de maand juli konden ze opnieuw op kantoor terecht. Structureel thuiswerk is nu één dag per week voorzien voor medewerkers wiens functie dat toelaat.”
Nieuw Dak kiest in toenemende mate voor het op afstand beheren van bepaalde IT-infrastructuur, wat de veiligheid, de wendbaarheid en de efficiëntie verhoogt. “Zo beheren we centraal de mobiele telefoons van personeelsleden via de Meraki Device Management tool,” legt Willy uit. “Hiermee worden werk en privé op de GSM’s strikt gescheiden en kunnen software updates vanuit de tool centraal gepusht worden.”
“Met Hemera worden we op het vlak van IT-beheer verwend,” concludeert William Engelen. “Willy Olbrechts denkt mee en geeft richting aan het invullen van onze langetermijnvisie. Hij combineert steeds een strakke beveiliging met een efficiënt en flexibel gebruik van de IT-infrastructuur. Met Hemera zijn onze data in veilige handen en kan iedereen productief aan het werk. Hemera zorgt ervoor dat alle betrokken leveranciers en partners goed functioneren binnen onze gehele IT-werking.”
